Memahami Nilai Esensial Arsip dan Kearsipan

Materi 2

Memahami Nilai Esensial Arsip dan Kearsipan

 

A.    Pengertian Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah manfaat atau kegunaan arsip bagi pencipta arsip, lembaga/instansi lain, dan masyarakat luas. Nilai guna arsip dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer adalah nilai guna yang melekat pada arsip karena kegunaannya bagi pencipta arsip dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Nilai guna primer dapat dibagi menjadi tiga sub-jenis, yaitu:

a.       Nilai Guna Administratif

Nilai guna administratif adalah nilai guna arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, lembaga, organisasi, dan perorangan.

b.      Nilai Guna Hukum

Nilai guna hukum adalah nilai guna arsip yang berkaitan dengan pembuktian hak dan kewajiban hukum.

c.       Nilai Guna Fiskal

Nilai guna fiskal adalah nilai guna arsip yang berkaitan dengan perhitungan keuangan, pajak, dan pendapatan negara.

2.         2. Nilai Guna Sekunder

       Nilai guna sekunder adalah nilai guna yang melekat pada arsip setelah melewati jangka waktu                 tertentu, dan memiliki kegunaan bagi penelitian, ilmu pengetahuan, dan sejarah. Nilai guna                     sekunder dapat dibagi menjadi dua sub-jenis, yaitu:

a.       Nilai Guna Informasional

Nilai guna informasional adalah nilai guna arsip yang berkaitan dengan informasi yang terkandung dalam arsip, yang dapat digunakan untuk penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan, dan sejarah.

b.      Nilai Guna Budaya

Nilai guna budaya adalah nilai guna arsip yang berkaitan dengan nilai budaya dan sejarah yang terkandung dalam arsip.

B.     Manfaat Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip memiliki banyak manfaat bagi berbagai pihak, antara lain:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja : Arsip yang tertata dengan baik dan mudah diakses dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
2. Memperkuat akuntabilitas dan transparansi : Arsip dapat menjadi bukti pertanggungjawaban dan transparansi kinerja suatu organisasi.
3. Melindungi hak dan kepentingan hukum : Arsip dapat menjadi bukti sah dalam penyelesaian sengketa hukum.
4.  Meningkatkan nilai sejarah dan budaya : Arsip dapat menjadi sumber informasi penting untuk penelitian sejarah dan budaya.

 

C.     Pengertian Kearsipan

Menurut Sri Endang R. dalam modulnya yang diterbitkan Erlangga, kearsipan adalah:

"Kearsipan adalah ilmu pengetahuan, tata cara, dan teknik pengelolaan arsip mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan arsip."

 

D.    Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan

Tujuan penyelenggaraan kearsipan menurut Sri Endang R. adalah:

1. Mendukung tercapainya tujuan organisasi : Arsip yang dikelola dengan baik akan membantu organisasi mencapai tujuannya dengan menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu.
2. Melindungi aset informasi : Arsip merupakan aset informasi yang berharga bagi organisasi. Penyelenggaraan kearsipan yang baik akan membantu melindungi aset informasi tersebut dari kerusakan, kehilangan, dan penyalahgunaan.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja : Arsip yang tertata dengan baik dan mudah diakses akan membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
4. Memperkuat akuntabilitas dan transparansi : Arsip dapat menjadi bukti pertanggungjawaban dan transparansi kinerja organisasi.
5. Melindungi hak dan kepentingan hukum : Arsip dapat menjadi bukti sah dalam penyelesaian sengketa hukum.
6. Meningkatkan nilai sejarah dan budaya : Arsip dapat menjadi sumber informasi penting untuk penelitian sejarah dan budaya.

 

Evaluasi

Soal Pilihan Ganda:

1.      Apa yang dimaksud dengan nilai guna arsip?

a. Manfaat atau kegunaan arsip bagi pencipta arsip, lembaga/instansi lain, dan masyarakat luas b. Sebuah angka yang menunjukkan harga arsip

c. Tanggal penciptaan arsip

d. Jumlah arsip yang disimpan dalam suatu lembaga

e. Sejarah penciptaan arsip

2.      Nilai guna primer arsip berkaitan dengan apa?

a. Penyelenggaraan kearsipan

b. Pengembangan ilmu pengetahuan

c. Penyelenggaraan administrasi pemerintahan

d. Penyelenggaraan perpustakaan

e. Penyelenggaraan museum

3.      Manfaat dari nilai guna arsip bagi organisasi adalah?

a. Melindungi hak dan kepentingan hukum

b. Meningkatkan nilai sejarah dan budaya

c. Mengelola arsip mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan arsip

d. Mendukung tercapainya tujuan organisasi

e. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja

4.      Apa yang dimaksud dengan kearsipan?

a. Tata cara pembuatan arsip

b. Tata cara dan teknik pengelolaan arsip

c. Ilmu pengetahuan tentang sejarah arsip

d. Pembuatan arsip digital

e. Penyimpanan arsip dalam ruangan yang tertutup rapat

5.      Tujuan dari penyelenggaraan kearsipan adalah?

a. Meningkatkan nilai sejarah dan budaya

b. Melindungi hak dan kepentingan hukum

c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja

d. Menyimpan arsip dalam lemari arsip

e. Melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak terpakai lagi

6.      Nilai guna sekunder arsip berkaitan dengan apa?

a. Penyelenggaraan kearsipan

b. Pengembangan ilmu pengetahuan

c. Penyelenggaraan administrasi pemerintahan

d. Penyelenggaraan perpustakaan

e. Penyelenggaraan museum

7.      Manfaat dari nilai guna arsip bagi masyarakat adalah?

a. Melindungi hak dan kepentingan hukum

b. Meningkatkan nilai sejarah dan budaya

c. Mengelola arsip mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan arsip

d. Mendukung tercapainya tujuan organisasi

e. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja

8.      Apa yang dimaksud dengan nilai guna budaya arsip?

a. Manfaat arsip bagi organisasi

b. Manfaat arsip bagi masyarakat

c. Manfaat arsip untuk penelitian dan sejarah

d. Manfaat arsip untuk pembuktian hak dan kewajiban hukum

e. Manfaat arsip dalam kegiatan administrasi pemerintahan

9. Tujuan penyelenggaraan kearsipan yang berkaitan dengan meningkatkan akuntabilitas dan transparansi adalah?

a. Meningkatkan nilai sejarah dan budaya

b. Melindungi hak dan kepentingan hukum

c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja

d. Memperkuat akuntabilitas dan transparansi

e. Menyimpan arsip dalam lemari arsip

10.  Apa yang dimaksud dengan nilai guna administratif arsip?

a. Manfaat arsip bagi organisasi

b. Manfaat arsip bagi masyarakat

c. Manfaat arsip untuk penelitian dan sejarah

d. Manfaat arsip untuk pembuktian hak dan kewajiban hukum

e. Manfaat arsip dalam kegiatan administrasi pemerintahan

Soal Esai:

1.      Jelaskan pengertian dan jenis-jenis nilai guna arsip!

2.      Apa manfaat dari nilai guna arsip bagi organisasi?

3.      Jelaskan pengertian kearsipan dan tujuannya!

4.      Mengapa penting untuk memiliki arsip yang tertata dengan baik?

5.      Bagaimana nilai guna arsip berkaitan dengan masyarakat luas?

Sumber Referensi

• Sri Endang R. (2023). Kearsipan. Erlangga.
• Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip
• Surat Edaran Nomor 2 Tahun 1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip
• Badan Kepegawaian Negara. (2022, November 2). Nilai Guna Arsip. Diklat Arsiparis. [URL yang tidak valid dihapus]
• Perpustakaan Universitas Brawijaya. (2021, September 23). Nilai Guna Arsip. [URL yang tidak valid dihapus]