MENYIAPKAN RAPAT ONLINE - MANAJEMEN PERKANTORAN - ELEMEN 6 - PROJECT RIIL

JOB SHEET

Nama Sekolah	:	SMK Negeri 1 Kraksaan
Judul	:	Mempersiapkan Rapat Online
Tim	:

 

A.     Tujuan

1.      Peserta mampu membuat undangan rapat online dalam bentuk PDF

2.      Peserta mampu membuat daftar peserta undangan rapat online dalam bentuk PDF

3.      Peserta mampu membuat agenda rapat online dalam bentuk PDF

4.      Peserta mampu menyiapkan aplikasi rapat online menggunakan google meet

5.      Peserta mampu sharing link rapat online

6.      Peserta mampu Share undangan, daftar peserta, dan agenda rapat

 

B.      Jadwal dan Waktu Pengerjaan

Waktu pengerjaan 4 JP x 45 Menit dengan bimbingan mentor dan pada hari ketiga peserta sudah mendemontrasikan hasilnya kepada mentor.

 

C.      Alat dan Bahan yang Digunakan (Tools)

1.      Laptop/PC

2.      Internet

3.      Chrome

4.      E-mail

5.      File MS. Word

6.      Contoh undangan, daftar peserta dan agenda Rapat

7.      File PDF

 

D.     Aspek Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

1.      Memastikan bekerja sesuai dengan SOP perusahaan

2.      Selalu berhati-hati dalam menempatkan alat-alat

3.      Gunakan alat sesuai dengan fungsinya

4.      Duduk dengan posisi 90 derajat dan jarak pandang pada layer 30 cm

5.      Konsultasikan dengan mentor jika ada permasalahan

 

E.      Seknario

Anda adalah manajer proyek di PT. Buana Sejahtera, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi. Anda akan mengadakan rapat online dengan tim Anda untuk membahas perkembangan proyek yang sedang dikerjakan. Rapat online akan dilakukan pada hari Senin, 29 Januari 2024, pukul 10.00 WIB (Waktu bisa menyesuaikan), melalui aplikasi Google Meet.

1.      Buatlah surat undangan online dan datar peseta untuk rapat online tersebut dalam bentuk pdf. Surat undangan online harus berisi informasi penting seperti tujuan, waktu, dan cara bergabung dengan rapat online. Surat undangan online harus ditujukan kepada semua anggota tim Anda, yaitu:

§  Budi, sebagai analis sistem

§  Rina, sebagai desainer grafis

§  Dedi, sebagai programmer

§  Siti, sebagai tester

2.      Buatlah agenda rapat online untuk rapat online tersebut dalam bentuk pdf. Agenda rapat online harus berisi poin-poin yang akan dibahas dalam rapat, seperti:

§  Laporan perkembangan proyek dari masing-masing anggota tim

§  Evaluasi dan masukan dari manajer proyek

§  Rencana kerja untuk minggu depan

§  Tanya jawab dan penutup

3.      Surat dan agenda rapat dikirim melalui group WA TIM

4.      Siapkan aplikasi Google Meet di perangkat Anda. Pastikan Anda memiliki akun Google, browser web yang mendukung, atau aplikasi Google Meet di perangkat Anda.

 

F.       Dasar Teori

Rapat Online

Rapat online adalah rapat yang menggunakan konferensi audio dan video (opsional) antara dua peserta atau lebih melalui internet Rapat online memiliki banyak manfaat, seperti menghemat waktu, biaya, dan sumber daya, meningkatkan produktivitas dan kolaborasi, serta memungkinkan fleksibilitas dan mobilitas.

Rapat online juga memiliki beberapa tantangan, seperti gangguan teknis, kurangnya interaksi sosial, dan masalah keamanan dan privasi. Untuk mengadakan rapat online yang efektif, Anda perlu mempersiapkan beberapa hal, seperti agenda, tujuan, dan peserta rapat, perangkat dan aplikasi yang sesuai, serta etika dan protokol rapat

Salah satu aplikasi yang populer untuk rapat online adalah Google Meet, yang merupakan layanan dari Google Workspace. Google Meet menawarkan fitur-fitur seperti konferensi video berkualitas tinggi, live captions, presentasi layar, undangan hingga 500 peserta, live stream hingga 100.000 penonton, dan keamanan yang terjamin. Untuk menggunakan Google Meet, Anda memerlukan akun Google, browser web yang mendukung, atau aplikasi Google Meet di perangkat seluler. Anda juga dapat bergabung dengan rapat dari Google Nest Hub Max

Anda dapat membuat atau bergabung dengan rapat di Google Meet dengan cara berikut:

1.       Buka situs web Google Meet atau aplikasi Google Meet di perangkat seluler.

2.       Pilih opsi Mulai rapat atau Bergabung dengan rapat.

3.       Jika Anda memulai rapat, Anda akan mendapatkan kode rapat yang dapat Anda bagikan dengan peserta lain. Jika Anda bergabung dengan rapat, Anda perlu memasukkan kode rapat atau tautan yang diberikan oleh pembuat rapat.

4.       Setelah masuk ke rapat, Anda dapat mengatur mikrofon, kamera, dan speaker Anda, serta melihat dan berinteraksi dengan peserta lain.

5.       Tutorial bisa di pelajari di link ini : https://youtu.be/rIJB-vTg6-k

 

G.     Langkah Kerja

1. Buka Google Crome di PC anda, Pastikan sudah login dengan email masing-masing
2. Klik titik 9 di pojok kanan dan pilih meet
3. Klik New Meeting
4. Klik Creat a Meeting for later
5.  Copy joining info Contoh Hasil Copy : To join the video meeting, click this link: https://meet.google.com/nbp-qzvi-tzu . Otherwise, to join by phone, dial +1 573-343-8393 and enter this PIN: 241 953 122#
6. Buka MS Word dan buat surat undangan, datftar peserta, agenda rapat kemudian masukkan link google meet pada undangan simpan dengan format pdf.
7. Kirim surat undangan dan agenda rapat ke group whatsApp TIM Anda

 

H.     Implementasi Pengerjaan Project

Buatlah laporan berdasarkan hasil praktik yang telah lakukan dengan memasukkan screenshot pada setiap langkah kerja. Laporan dikirim ke email : akhmadsyafii37@guru.smk.belajar.id !

Format laporan bisa didonload di link berikut :

https://docs.google.com/presentation/d/1TUm9jw96jndAOgClObFmLrr6EbaZJoYHsKMOTBtjAOo/edit?usp=sharing