KONSEP DAN INOVASI KANTOR MODERN

 

MATERI 2

KONSEP DAN INOVASI KANTOR MODERN

Terbuka lebar pintu inovasi, kini terhampar ragam konsep kantor modern yang menjadi pilihan perusahaan masa kini. Co-working space, virtual office, dan inovasi-inovasi lainnya semakin meramaikan panggung bisnis. Mari kita eksplorasi lebih dalam mengenai variasi kantor masa depan yang diprediksi bakal mendapat sambutan hangat.

Tak bisa dipungkiri, dinamika budaya kerja saat ini telah menjalani evolusi luar biasa. Beberapa waktu lalu, mayoritas perusahaan enggan mengadopsi sistem kerja jarak jauh, memaksa karyawan berpegang pada rutinitas 9 hingga 5 di kantor. Akan tetapi, pandemi Covid-19 mengubah paradigma ini, mendorong popularitas sistem remote working atau Work From Home (WFH). Keuntungan melimpah, seperti peningkatan produktivitas, keseimbangan kehidupan kerja yang optimal, menjadi bukti nyata.

Suksesnya era kerja jarak jauh tak terlepas dari kemajuan teknologi yang semakin canggih. Aplikasi, perangkat lunak, komputer, dan koneksi internet yang andal memungkinkan karyawan bekerja di mana pun tanpa perlu hadir di kantor. Inilah yang menarik minat terhadap konsep kantor modern, sebuah tren yang diyakini akan terus berkembang di masa depan.

A.      Ramalan Inovasi Pekerjaan Masa Depan

Berdasarkan data dari Badan Pusat Statistik, Agustus 2020 menjadi tonggak sejarah di Indonesia dengan dampak pandemi COVID-19 terhadap 29 juta karyawan. Kesulitan tersebut mengakibatkan jutaan orang kehilangan pekerjaan. Perusahaan pun bereaksi cepat dengan menerapkan sistem Work From Home (WFH) selama masa lockdown, menjaga roda bisnis tetap berputar. WFH juga menjadi langkah strategis untuk mengurangi risiko penularan virus di lingkungan perkantoran.

Dari pengalaman pandemi sejak 2020, muncul prediksi tren dalam dunia kerja yang akan terus bertahan atau bahkan semakin populer di masa depan. Beberapa di antaranya melibatkan:

1. Sistem Remote Working Akan Tetap Berlanjut: Keberhasilan sistem kerja jarak jauh telah membuat banyak karyawan menikmati berbagai keuntungan. Bahkan setelah pandemi berakhir, banyak yang memilih perusahaan yang tetap menerapkan WFH. Survei oleh perusahaan riset global Gartner menunjukkan bahwa 74% perusahaan berencana membuat sistem kerja jarak jauh permanen pasca pandemi.
2. Peran Penting Teknologi: Prediksi bahwa sistem remote working akan terus berlanjut mendorong peran teknologi menjadi semakin vital. Aplikasi untuk rapat virtual, absensi online, manajemen proyek, dan lainnya akan terus menjadi komponen penting di masa depan.
3. Popularitas Kantor Modern: Dengan minat karyawan terhadap fleksibilitas bekerja dari jarak jauh, kantor modern seperti co-working space semakin diminati. Survei McKinsey pada Agustus 2020 menunjukkan bahwa rata-rata perusahaan berencana mengurangi ruang kantor hingga 30%.

B.      Varian Kantor Modern yang Bakal Hits di Masa Depan

Transformasi cara kerja karyawan membawa perubahan pada konsep ruang kantor fisik. Bagaimana bentuk kantor modern di masa depan? Berikut adalah 5 jenis ruang kantor modern yang diprediksi akan semakin digemari:

1. Virtual Office: Memberikan alamat kantor sebagai identitas bisnis tanpa memerlukan fisik kantor. Fasilitas meliputi alamat perusahaan, resepsionis, dan ruang meeting, memungkinkan perusahaan untuk berhemat tanpa kehilangan profesionalitas.
2. Co-working Space: Tempat kerja bersama di mana karyawan berbagi ruang dengan perusahaan lain. Fasilitas seperti WiFi, printer, meja dan kursi kerja, ruang meeting, hingga kantin disediakan, memberikan solusi fleksibel untuk perusahaan yang menerapkan sistem remote atau hybrid working.
3. Hot Desk: Karyawan menggunakan kursi yang berbeda setiap hari, menghindari pemborosan ruang. Fasilitas umum seperti WiFi, dapur, ruang meeting, dan printer tetap tersedia.
4. Daily Pass: Tempat kerja sewaan harian, cocok untuk perusahaan dengan sistem remote working yang membutuhkan ruang untuk kolaborasi tim secara berkala tanpa komitmen berlangganan panjang.
5. Kantor Konvensional: Meskipun era remote working berkembang, kantor tradisional tetap memiliki daya tarik bagi perusahaan yang ingin mengelola desain ruang sesuai identitas perusahaan dan mempertahankan budaya korporat.

C.      Persiapan Perusahaan Menghadapi Era Kantor Modern

Jika perusahaan berencana mengadopsi ruang kerja modern seperti virtual office, hot desk, atau daily pass, beberapa persiapan perlu dilakukan agar karyawan tetap produktif:

1. Membuat Aturan Kerja Modern: Menetapkan aturan perusahaan terkait tata cara kerja di kantor modern.
2. Menyiapkan Aplikasi dan Perangkat: Memastikan karyawan memiliki perangkat dan aplikasi yang diperlukan untuk bekerja efektif dari lokasi yang berbeda, seperti laptop, aplikasi manajemen proyek, dan aplikasi chat.
3. Absensi Digital: Menyediakan aplikasi absensi digital agar perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan.
4. Monitoring Aktivitas Karyawan: Persiapkan aplikasi monitoring, seperti Dokodemo-Kerja, untuk memantau aktivitas karyawan dari jarak jauh, termasuk absensi, waktu kerja, dan manajemen tugas.

D.      Dokodemo-Kerja: Aplikasi untuk Era Kerja Modern

Dokodemo-Kerja muncul sebagai solusi terdepan dalam menghadapi dinamika kerja modern. Aplikasi HRIS ini membantu perusahaan memantau kinerja karyawan secara remote melalui berbagai fitur, termasuk absensi digital, pelacak waktu kerja, pelacak lokasi melalui GPS, manajemen tugas, dan pemantauan layar untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam era kerja yang terus berubah.

  

Soal Pilihan Ganda:

1. Apa yang menjadi dampak utama pandemi COVID-19 terhadap dunia kerja? 

        a. Penurunan produktivitas 

        b. Peningkatan risiko penularan virus di kantor 

        c. Kehilangan pekerjaan dan adopsi Work From Home (WFH) 

        d. Berkurangnya popularitas kantor modern 

        e. Keterbatasan akses internet

2. Menurut survei McKinsey pada Agustus 2020, mengapa perusahaan berencana mengurangi ruang          kantor hingga 30%? 

       a. Minimnya minat karyawan terhadap kantor modern 

       b. Peningkatan risiko penularan virus di kantor 

       c. Berkurangnya popularitas co-working space 

       d. Fleksibilitas bekerja dari jarak jauh 

       e. Keterbatasan akses internet

3. Apa fungsi utama Virtual Office dalam konsep kantor modern? 

       a. Memberikan tempat kerja bersama 

       b. Menyediakan kursi harian untuk karyawan 

       c. Memberikan identitas bisnis tanpa fisik kantor 

      d. Tempat kerja sewaan harian 

      e. Menyediakan ruang meeting untuk kolaborasi tim

4. Apa keunggulan Hot Desk dalam ruang kerja modern? 

        a. Karyawan menggunakan kursi yang sama setiap hari 

        b. Pemborosan ruang yang minimal 

        c. Identitas bisnis tanpa memerlukan fisik kantor 

        d. Cocok untuk kolaborasi tim secara berkala 

        e. Fasilitas umum seperti WiFi dan kantin tidak tersedia

5. Dokodemo-Kerja membantu perusahaan dalam menghadapi era kerja modern dengan cara apa? 

        a. Meningkatkan risiko penularan virus di kantor 

        b. Menyediakan tempat kerja bersama untuk karyawan 

        c. Memantau kinerja karyawan secara remote 

        d. Mengurangi popularitas co-working space 

        e. Menyediakan aplikasi absensi digital

6. Apa persiapan yang perlu dilakukan oleh perusahaan jika mengadopsi ruang kerja modern? 

        a. Membuat aturan kerja tradisional 

        b. Menyediakan ruang kantor konvensional 

        c. Menyediakan aplikasi monitoring seperti Dokodemo-Kerja 

        d. Menyediakan koneksi internet yang terbatas 

        e. Tidak perlu mempersiapkan aplikasi dan perangkat

7. Mengapa beberapa perusahaan memilih Work From Home (WFH) sebagai langkah strategis                    selama pandemi? 

       a. Menjaga roda bisnis agar tetap berputar 

       b. Meningkatkan risiko penularan virus di kantor 

       c. Meminimalkan produktivitas karyawan 

       d. Menurunkan popularitas kantor modern 

       e. Mengurangi fleksibilitas kerja

8. Apa yang menjadi tren utama dalam dunia kerja menurut ramalan setelah pandemi COVID-19? 

       a. Berkurangnya minat karyawan terhadap WFH 

       b. Peningkatan peran teknologi 

       c. Berkurangnya popularitas kantor konvensional 

      d. Penurunan penggunaan aplikasi absensi digital 

      e. Keterbatasan akses internet

9. Apa fungsi utama Daily Pass dalam konsep ruang kerja modern? 

       a. Memberikan tempat kerja bersama 

       b. Menyediakan kursi harian untuk karyawan 

       c. Memberikan identitas bisnis tanpa fisik kantor 

       d. Tempat kerja sewaan harian 

        e. Menyediakan ruang meeting untuk kolaborasi tim

10. Mengapa konsep kantor modern seperti co-working space semakin diminati menurut survei                    McKinsey? 

        a. Berkurangnya minat karyawan terhadap fleksibilitas bekerja 

        b. Berkurangnya popularitas kantor konvensional 

        c. Peningkatan risiko penularan virus di kantor 

        d. Peningkatan minat karyawan terhadap fleksibilitas bekerja dari jarak jauh 

        e. Tidak adanya fasilitas umum seperti WiFi

Soal Esai:

1. Jelaskan dampak pandemi COVID-19 terhadap dunia kerja, terutama dalam hal adopsi Work From        Home (WFH). Apa keuntungan dan tantangan yang muncul dari perubahan paradigma ini?

2. Bagaimana konsep kantor modern seperti Virtual Office dan Co-working Space memberikan solusi        fleksibel bagi perusahaan? Sebutkan juga kelebihan dan kekurangannya.

3. Sebutkan prediksi tren dalam dunia kerja pasca pandemi berdasarkan pengalaman pandemi sejak            2020. Mengapa sistem remote working dianggap akan tetap berlanjut, dan apa peran penting                    teknologi     dalam prediksi tersebut?

4. Jelaskan lima jenis ruang kantor modern yang diprediksi akan semakin digemari di masa depan. Apa       keunikan dan keunggulan masing-masing jenis ruang kantor tersebut?

5. Bagaimana Dokodemo-Kerja dijelaskan sebagai solusi terdepan dalam menghadapi dinamika kerja        modern? Jelaskan fitur-fitur utama yang dimilikinya dan bagaimana hal ini dapat meningkatkan              efisiensi dan transparansi dalam era kerja yang terus berubah.

Sumber : https://dokodemo-kerja.com/blog/ind/dunia-kerja/kantor-modern/