JENIS SARANA DAN PRASARANA PENGELOLAAN DOKUMEN

 MATERI 8

JENIS SARANA DAN PRASARANA PENGELOLAAN DOKUMEN

 

Sarana dan prasarana pengelolaan dokumen adalah segala sesuatu yang digunakan dalam pengelolaan dokumen, baik yang berwujud fisik maupun nonfisik. Sarana dan prasarana pengelolaan dokumen diperlukan untuk mendukung kegiatan pengelolaan dokumen secara efektif dan efisien.

A.      Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Pengelolaan Dokumen

Berdasarkan wujudnya, sarana dan prasarana pengelolaan dokumen dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. Sarana pengelolaan dokumen adalah segala sesuatu yang berwujud fisik, seperti lemari arsip, mesin fotokopi, dan komputer.
2. Prasarana pengelolaan dokumen adalah segala sesuatu yang tidak berwujud fisik, seperti kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen, sistem informasi pengelolaan dokumen, dan tenaga kerja pengelolaan dokumen.

B.      Sarana Pengelolaan Dokumen

Berikut adalah beberapa jenis sarana pengelolaan dokumen:

1. Lemari arsip adalah tempat penyimpanan dokumen secara fisik. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu, besi, atau plastik.
2. Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen. Mesin fotokopi dapat digunakan untuk membuat salinan dokumen, baik untuk keperluan penyimpanan maupun distribusi.
3. Komputer adalah alat untuk memproses data, termasuk data dokumen. Komputer dapat digunakan untuk membuat dokumen, menyimpan dokumen, dan mengelola dokumen.

C.      Prasarana Pengelolaan Dokumen

Berikut adalah beberapa jenis prasarana pengelolaan dokumen:

1. Kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen adalah aturan yang mengatur pengelolaan dokumen. Kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen harus ditetapkan oleh organisasi dan harus dikomunikasikan kepada seluruh karyawan yang terlibat dalam pengelolaan dokumen.
2. Sistem informasi pengelolaan dokumen adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen secara elektronik. Sistem informasi pengelolaan dokumen dapat digunakan untuk menyimpan dokumen, mengelola dokumen, dan mengakses dokumen.
3. Tenaga kerja pengelolaan dokumen adalah orang-orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen. Tenaga kerja pengelolaan dokumen harus memiliki kompetensi dan pengalaman dalam bidang pengelolaan dokumen.

 

D.      Pemilihan Sarana dan Prasarana Pengelolaan Dokumen

Pemilihan sarana dan prasarana pengelolaan dokumen harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Organisasi harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut dalam memilih sarana dan prasarana pengelolaan dokumen:

1. Jenis dokumen yang dikelola
2. Jumlah dokumen yang dikelola
3. Frekuensi penggunaan dokumen
4. Keamanan dan keutuhan dokumen
5. Anggaran yang tersedia

Kesimpulan

Sarana dan prasarana pengelolaan dokumen yang memadai dapat mendukung pengelolaan dokumen secara efektif dan efisien. Organisasi harus memilih sarana dan prasarana pengelolaan dokumen yang sesuai dengan kebutuhannya.

 

Evaluasi

Soal Pilihan Ganda:

1.       Apa yang dimaksud dengan sarana pengelolaan dokumen?

a. Segala sesuatu yang tidak berwujud fisik

b. Segala sesuatu yang digunakan dalam pengelolaan dokumen yang berwujud fisik

c. Kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen

d. Sistem informasi pengelolaan dokumen

e. Tenaga kerja pengelolaan dokumen

2.       Apa fungsi utama dari mesin fotokopi dalam pengelolaan dokumen?

a. Menggandakan dokumen

b. Membuat kebijakan dan prosedur

c. Menyimpan dokumen secara elektronik

d. Mengelola dokumen

e. Menyebarkan dokumen kepada karyawan

3.       Apa yang dimaksud dengan prasarana pengelolaan dokumen?

a. Segala sesuatu yang berwujud fisik

b. Segala sesuatu yang tidak berwujud fisik

c. Lemari arsip

d. Mesin fotokopi

e. Komputer

4.       Apa fungsi utama dari kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen?

a. Menggandakan dokumen

b. Menyimpan dokumen secara fisik

c. Mengatur pengelolaan dokumen

d. Menyimpan dokumen secara elektronik

e. Mengelola dokumen

5.       Faktor apa yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan sarana dan prasarana pengelolaan dokumen?

a. Warna dokumen

b. Frekuensi penggunaan dokumen

c. Ukuran dokumen

d. Bentuk dokumen

e. Bahan pembuatan dokumen

6.       Berdasarkan wujudnya, apa yang termasuk dalam prasarana pengelolaan dokumen?

a. Lemari arsip

b. Sistem informasi pengelolaan dokumen

c. Mesin fotokopi

d. Komputer

e. Tenaga kerja pengelolaan dokumen

7.       Apa fungsi utama dari sistem informasi pengelolaan dokumen?

a. Menggandakan dokumen

b. Membuat kebijakan dan prosedur

c. Menyimpan dokumen secara elektronik

d. Mengatur pengelolaan dokumen

e. Mengelola dokumen

8.       Mengapa pemilihan sarana dan prasarana pengelolaan dokumen harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi?

a. Agar dokumen terlihat lebih menarik

b. Agar lebih banyak dokumen yang dihasilkan

c. Agar kegiatan pengelolaan dokumen dapat dilakukan secara efektif dan efisien

d. Agar dokumen lebih mudah rusak

e. Agar anggaran yang tersedia tidak terpakai

9.       Apa yang termasuk dalam sarana pengelolaan dokumen?

a. Kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen

b. Sistem informasi pengelolaan dokumen

c. Tenaga kerja pengelolaan dokumen

d. Lemari arsip

e. Mesin fotokopi

10.   Apa yang dimaksud dengan tenaga kerja pengelolaan dokumen?

a. Segala sesuatu yang berwujud fisik

b. Segala sesuatu yang tidak berwujud fisik

c. Orang-orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen

d. Lemari arsip e. Mesin fotokopi

 

Soal Esai:

1.       Jelaskan perbedaan antara sarana dan prasarana pengelolaan dokumen!

2.       Apa saja faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan sarana dan prasarana pengelolaan dokumen?

3.       Mengapa penting untuk memilih sarana dan prasarana pengelolaan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan organisasi?

4.       Jelaskan fungsi utama dari lemari arsip dalam pengelolaan dokumen!

5.       Apa peran kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen dalam suatu organisasi?

 

Sumber Referensi

• Aris Sutopo, 2019. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: CV Budi Utama.
• Arifin, M. A., & Soetrisno, 2017. Manajemen Perkantoran Modern. Yogyakarta: Deepublish.
• Sutrisno, H., & Agoes, S., 2018. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Salemba Empat.

Selain itu, saya juga menggunakan sumber-sumber berikut untuk melengkapi materi:

• Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 2017 tentang Sistem dan Prosedur Tata Naskah Dinas
• Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 170/PMK.01/2012 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Keuangan