Soal dan Kunci Jawaban Pengelolaan Kearsipan Sumatif Tengah Semester 2024
Soal dan Kunci Jawaban Pengelolaan Kearsipan
Sumatif Tengah Semester 2024
.png)
Soal Pilihan Ganda:
1. Pengertian arsip dapat diartikan sebagai...
a. Catatan tertulis, tercetak, atau ketikan berupa huruf, angka, atau gambar yang memiliki arti atau tujuan tertentu.
b. Sebuah tempat penyimpanan yang tidak teratur.
c. Semua jenis informasi yang ada dalam sebuah organisasi.
d. Suatu perangkat lunak komputer.
e. Sebuah alat untuk menyimpan foto.
Kunci jawaban: a
2. Contoh
arsip bukan lembaran termasuk... a. Surat
b. Kuitansi
c.
Flash disk
d.
Mikro film
e.
Foto
Kunci
jawaban: c
3. Jenis
arsip yang berhubungan dengan keuangan seperti kuitansi, giro, cek, dan kartu
kredit termasuk jenis...
a.
Personal record
b.
Sales record
c.
Financial record
d.
Inventory record
e.
Production record
Kunci
jawaban: c
4. Arsip
jenis apa yang hanya boleh diketahui oleh pihak tertentu dalam organisasi?
a.
Arsip dinamis
b.
Arsip statis
c.
Arsip rahasia
d.
Arsip penting
e.
Arsip tidak penting
Kunci
jawaban: c
5. Manfaat
mengelola arsip secara baik antara lain...
a.
Menghambat pengaksesan informasi.
b.
Mengurangi transparansi dan akuntabilitas.
c.
Memudahkan pencarian informasi dan menjaga transparansi.
d.
Meningkatkan risiko keamanan data.
e.
Membuat informasi sulit diakses.
Kunci
jawaban: c
6. Fungsi
arsip yang membantu dalam administrasi kepegawaian termasuk dalam jenis...
a. Personal record
b.
Sales record
c.
Financial record
d.
Inventory record
e.
Production record
Kunci
jawaban: a
7. Arsip
jenis apakah yang hanya berfungsi sebagai informasi dan tidak memiliki kegunaan
tertentu?
a.
Arsip tidak penting
b.
Arsip biasa
c.
Arsip penting
d.
Arsip sangat penting
e.
Arsip rahasia
Kunci
jawaban: a
8. Arsip
yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor dan dibagi menjadi
aktif, semi aktif, dan inaktif adalah jenis...
a.
Arsip dinamis
b.
Arsip statis
c.
Arsip rahasia
d.
Arsip penting
e.
Arsip tidak penting
Kunci
jawaban: a
9. Jenis
arsip yang berkaitan dengan barang inventaris seperti catatan jumlah barang,
merek, ukuran, dan harga adalah...
a.
Personal record
b.
Sales record
c.
Financial record
d.
Inventory record
e.
Production record
Kunci
jawaban: d
10. Mengapa
mengelola arsip penting dalam suatu organisasi?
a.
Karena arsip membuat informasi sulit diakses.
b.
Karena arsip tidak memiliki peran dalam administrasi.
c.
Karena arsip membantu dalam menjaga informasi, melacak jejak masa lalu, dan
mendukung kegiatan organisasi.
d.
Karena arsip hanya diperlukan oleh pihak tertentu dalam organisasi.
e.
Karena arsip tidak berhubungan dengan keamanan data.
Kunci
jawaban: c
Soal Esai:
- Jelaskan
pengertian arsip dan mengapa pengelolaan arsip penting dalam administrasi?
Kunci
Jawaban: Arsip adalah catatan tertulis, tercetak, atau ketikan berupa huruf,
angka, atau gambar yang memiliki arti atau tujuan tertentu sebagai sarana
komunikasi dan informasi. Pengelolaan arsip penting dalam administrasi karena
menjaga keberlangsungan informasi, memudahkan pengaksesan informasi, menjaga
transparansi, dan membantu dalam akuntabilitas.
- Sebutkan
dan jelaskan tiga jenis arsip berdasarkan fungsinya.
Kunci
Jawaban: Jenis arsip berdasarkan fungsinya mencakup arsip dinamis, yang
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor dan dibagi menjadi aktif,
semi aktif, dan inaktif; serta arsip statis, yang tidak digunakan langsung
dalam kegiatan perencanaan atau administrasi negara.
- Apa
perbedaan antara arsip biasa dan arsip sangat penting (vital)? Berikan
contoh untuk masing-masing jenis arsip.
Kunci
Jawaban: Arsip biasa semula penting tapi kemudian tidak berguna lagi, misalnya
surat lamaran kerja. Arsip sangat penting (vital) memiliki nilai sejarah/ilmiah
dan menjadi pengingat selamanya, misalnya naskah proklamasi.
- Bagaimana
manfaat pengelolaan arsip dalam menjaga keamanan data? Berikan contoh
situasi di mana arsip rahasia dapat melindungi informasi sensitif.
Kunci
Jawaban: Pengelolaan arsip membantu dalam menjaga keamanan data dengan
menyimpan arsip rahasia yang hanya boleh diakses oleh pihak tertentu dalam
organisasi. Contoh, hasil penilaian pegawai yang tidak seharusnya diketahui
oleh semua anggota organisasi.
- Mengapa
financial record menjadi bagian penting dari pengelolaan arsip? Jelaskan
pula bagaimana financial record dapat mendukung pengawasan keuangan suatu
organisasi.
Kunci
Jawaban: Financial record berisi catatan keuangan seperti kuitansi, giro, cek,
dan kartu kredit. Financial record penting karena mendukung pengawasan keuangan
dengan memberikan informasi terperinci mengenai transaksi keuangan organisasi,
memastikan keuangan terkelola dengan baik.
