MENGAPA ARSIP PENTING DALAM ADMINISTRASI DAN JENIS-JENISNYA
MATERI
1
MENGAPA
ARSIP PENTING DALAM ADMINISTRASI DAN JENIS-JENISNYA
.png)
Administrasi adalah
bagian integral dari setiap kegiatan dan lingkup pekerjaan. Hal ini berhubungan
erat dengan persuratan dan ketatausahaan, termasuk pencatatan, perhitungan,
pengetikan, pengarsipan, dan sejenisnya. Kegiatan ini mayoritas menggunakan bahan
kertas, sehingga menghasilkan lembaran kertas berisi informasi. Menjaga
keberlangsungan informasi ini sangat krusial karena kehilangan berarti
kerugian. Oleh karena itu, pengelolaan arsip menjadi salah satu kegiatan
penting dalam administrasi atau ketatausahaan.
A. Pengertian
Arsip
Kata "arsip" sendiri memiliki
asal usul dari berbagai bahasa, seperti Yunani ("archium" berarti
peti penyimpanan), Latin ("felum" berarti tali atau benang), Inggris
("archive" berarti kumpulan warkat, "record" berarti
catatan, dan "file" berarti kumpulan informasi/warkat), Belanda
("archief" berarti warkat), serta Jerman ("archivalen"
berarti warkat). Dari berbagai pengertian tersebut, arsip dapat diartikan
sebagai catatan tertulis, tercetak, atau ketikan berupa huruf, angka, atau
gambar yang memiliki arti atau tujuan tertentu sebagai sarana komunikasi dan
informasi. Arsip ini disimpan sesuai aturan tertentu agar mudah ditemukan saat
diperlukan.
Contohnya mencakup surat, kartu, flash
disk, telegram, formulir, hasil faksimile, faktur, daftar, grafik, memo,
gambar, kuitansi, laporan, peta, dan disket. Namun, hanya catatan yang memenuhi
syarat tertentu yang dapat disebut sebagai arsip, yakni memiliki arti, memiliki
kegunaan, dan disimpan secara teratur.
B. Jenis-Jenis
Arsip Arsip dibagi berdasarkan beberapa kriteria, antara lain:
- Berdasarkan Bentuk Fisiknya: a.
Arsip lembaran, contohnya surat, kuitansi, faktur, dan foto. b. Arsip
bukan lembaran, seperti disket, flash disk, mikro film, dan rekaman pada
pita kaset.
- Berdasarkan Masalahnya: a.
Financial record, berisi catatan keuangan seperti kuitansi, giro, cek, dan
kartu kredit. b. Inventory record, berhubungan dengan barang inventaris
seperti catatan jumlah barang, merek, ukuran, dan harga. c. Personal
record, berhubungan dengan kepegawaian seperti surat lamaran kerja,
curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan. d. Sales record,
berhubungan dengan penjualan seperti data penjualan dan daftar nama agen
dan distributor. e. Production record, berhubungan dengan produksi seperti
jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas
barang.
- Berdasarkan Pemiliknya: a. Lembaga
pemerintahan, seperti Arsip Nasional Republik Indonesia dan Arsip Nasional
Daerah. b. Instansi pemerintah/swasta, dibagi menjadi arsip primer (asli)
dan arsip sekunder (tindasan/karbon kopi) serta arsip sentral (pusat) dan
arsip unit (setiap bagian organisasi).
- Berdasarkan Sifatnya: a. Arsip
tidak penting, hanya berfungsi sebagai informasi, misalnya surat undangan
dan pemberitahuan. b. Arsip biasa, semula penting tapi kemudian tidak
berguna lagi, misalnya surat lamaran kerja dan surat tagihan. c. Arsip
penting, terkait dengan masa lalu dan masa depan, perlu disimpan lama,
misalnya surat perjanjian dan surat kontrak. d. Arsip sangat penting (vital),
bernilai sejarah/ilmiah dan menjadi pengingat selamanya, misalnya naskah
proklamasi dan keputusan hasil penelitian ilmiah. e. Arsip rahasia, hanya
boleh diketahui oleh pihak tertentu dalam organisasi, misalnya hasil
penilaian pegawai dan strategi pemasaran.
- Berdasarkan Fungsinya: a. Arsip
dinamis, dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor, dibagi
menjadi aktif (sering digunakan), semi aktif (kadang-kadang diperlukan),
dan inaktif (inaktif, hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan). b.
Arsip statis, tidak digunakan langsung dalam kegiatan perencanaan atau
administrasi negara.
Mengelola arsip dengan
baik sangatlah penting karena berbagai alasan. Pertama, arsip memungkinkan
pengaksesan informasi secara efisien. Dengan menyimpan arsip secara teratur,
setiap kali informasi diperlukan, dapat ditemukan dengan mudah tanpa membuang
waktu yang berharga. Kedua, arsip membantu dalam menjaga transparansi dan
akuntabilitas. Informasi yang tersimpan dengan baik dapat menjadi bukti dalam
transaksi dan keputusan yang dibuat.
Selain itu, mengelola
arsip juga membantu dalam menjaga keamanan data. Arsip rahasia yang hanya boleh
diakses oleh pihak tertentu memastikan bahwa informasi sensitif tidak jatuh ke
tangan yang salah. Selain itu, arsip penting yang berhubungan dengan masa lalu
dan masa depan negara atau organisasi juga dapat menjadi sumber pengetahuan dan
pembelajaran untuk generasi mendatang.
Dalam praktiknya,
setiap jenis arsip memiliki peran dan tujuan yang berbeda. Misalnya, financial
record membantu dalam pengawasan keuangan, inventory record membantu dalam
manajemen persediaan, personal record membantu dalam administrasi kepegawaian,
sales record membantu dalam analisis penjualan, dan production record membantu
dalam meningkatkan efisiensi produksi.
Sebagai kesimpulan, arsip
adalah bagian penting dari kegiatan administrasi atau ketatausahaan yang
membantu dalam menjaga informasi dan melacak jejak masa lalu. Jenis-jenis arsip
yang berbeda memainkan peran khusus dalam mendukung berbagai aspek dari
kegiatan organisasi. Dengan mengelola arsip secara efisien, organisasi dapat
mengoptimalkan penggunaan informasi, menjaga transparansi, dan menjaga keamanan
data mereka.
EVALUASI
Soal Pilihan Ganda:
1. Pengertian
arsip dapat diartikan sebagai...
a. Catatan
tertulis, tercetak, atau ketikan berupa huruf, angka, atau gambar yang memiliki
arti atau tujuan tertentu.
b. b. Sebuah tempat penyimpanan yang tidak
teratur.
c. c. Semua jenis informasi yang ada dalam
sebuah organisasi.
d. d. Suatu perangkat lunak komputer.
e. e. Sebuah alat untuk menyimpan foto.
2. Contoh arsip bukan lembaran termasuk...
a. Surat
b. Kuitansi
c.
Flash disk
d.
Mikro film
e.
Foto
3. Jenis
arsip yang berhubungan dengan keuangan seperti kuitansi, giro, cek, dan kartu
kredit termasuk jenis...
a.
Personal record
b.
Sales record
c.
Financial record
d.
Inventory record
e.
Production record
4. Arsip
jenis apa yang hanya boleh diketahui oleh pihak tertentu dalam organisasi?
a.
Arsip dinamis
b.
Arsip statis
c.
Arsip rahasia
d.
Arsip penting
e.
Arsip tidak penting
5. Manfaat
mengelola arsip secara baik antara lain...
a.
Menghambat pengaksesan informasi.
b.
Mengurangi transparansi dan akuntabilitas.
c.
Memudahkan pencarian informasi dan menjaga transparansi.
d.
Meningkatkan risiko keamanan data.
e.
Membuat informasi sulit diakses.
6. Fungsi
arsip yang membantu dalam administrasi kepegawaian termasuk dalam jenis...
a. Personal record
b.
Sales record
c.
Financial record
d.
Inventory record
e.
Production record
7. Arsip
jenis apakah yang hanya berfungsi sebagai informasi dan tidak memiliki kegunaan
tertentu?
a.
Arsip tidak penting
b.
Arsip biasa
c.
Arsip penting
d.
Arsip sangat penting
e.
Arsip rahasia
8. Arsip
yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor dan dibagi menjadi
aktif, semi aktif, dan inaktif adalah jenis...
a.
Arsip dinamis
b.
Arsip statis
c.
Arsip rahasia
d.
Arsip penting
e.
Arsip tidak penting
9. Jenis
arsip yang berkaitan dengan barang inventaris seperti catatan jumlah barang,
merek, ukuran, dan harga adalah...
a.
Personal record
b.
Sales record
c.
Financial record
d.
Inventory record
e.
Production record
10. Mengapa
mengelola arsip penting dalam suatu organisasi?
a.
Karena arsip membuat informasi sulit diakses.
b.
Karena arsip tidak memiliki peran dalam administrasi.
c.
Karena arsip membantu dalam menjaga informasi, melacak jejak masa lalu, dan
mendukung kegiatan organisasi.
d.
Karena arsip hanya diperlukan oleh pihak tertentu dalam organisasi.
e.
Karena arsip tidak berhubungan dengan keamanan data.
Soal Esai:
- Jelaskan
pengertian arsip dan mengapa pengelolaan arsip penting dalam administrasi?
- Sebutkan
dan jelaskan tiga jenis arsip berdasarkan fungsinya.
- Apa
perbedaan antara arsip biasa dan arsip sangat penting (vital)? Berikan
contoh untuk masing-masing jenis arsip.
- Bagaimana
manfaat pengelolaan arsip dalam menjaga keamanan data? Berikan contoh
situasi di mana arsip rahasia dapat melindungi informasi sensitif.
- Mengapa
financial record menjadi bagian penting dari pengelolaan arsip? Jelaskan
pula bagaimana financial record dapat mendukung pengawasan keuangan suatu
organisasi.
Referensi : Endang, Sri.
Mulyani, Sri & Suyetty. 2009. Modul Menjaga dan Mengelolah Sistem Kearsipan
Untuk SMK & MAK.Jakarta: Penerbit Erlangga.
